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Eventos deportivos · PalferIA Studio
Event Agent · Activo 24/7
EVENT
AGENT
CADA
INSCRITO
CALIFICADO
Y COMUNICADO
Un agente IA que opera sobre SportMadness, Inscribirme.es o RaceResult para convertir visitantes en inscritos, gestionar la comunicación pre y post-evento y entregar a los patrocinadores los datos que exigen.
El problema real
SportMadness
gestiona inscritos.
No los convierte.
Las plataformas de gestión de eventos procesan inscripciones ya decididas. El trabajo de convertir un interesado en inscrito, mantenerle informado hasta el día del evento y activar la próxima edición — eso sigue siendo manual.
Interesados que no acaban inscribiéndose
Un visitante llega a tu web, mira la carrera, duda y cierra. Sin sistema de calificación conversacional que resuelva sus dudas en tiempo real sobre recorrido, categorías o requisitos, la tasa de conversión se queda en el 20-30% cuando podría llegar al 60%.
Comunicación pre-evento fragmentada
Los 500 inscritos de tu carrera reciben la información en distintos momentos, por distintos canales y en distintos formatos. Las dudas de último momento colapsan tu correo. La logística del día D se complica porque la información no llegó a tiempo.
Patrocinadores sin datos de impacto
Cada patrocinador quiere saber cuánta gente vio su marca, cuántos participantes hay de su zona de influencia y qué perfil de corredor asiste. Sin sistema de datos automático, preparas ese informe a mano cada vez — si es que lo haces.
El evento acaba y el contacto muere
Después del evento tienes 500 contactos calificados de personas apasionadas por tu deporte. Sin sistema de seguimiento post-evento, esa base de datos se enfría en 30 días y la próxima edición vuelve a empezar desde cero.
Bloques de automatización
20 automatizaciones.
Cuatro bloques.
El Event Agent cubre el ciclo completo del evento: convierte visitantes, informa a inscritos, genera datos para patrocinadores y activa la próxima edición automáticamente.
01
Conversión de inscritos
6 automatizaciones activas
- Respuesta inmediata a consultas sobre el evento vía WhatsApp y web (24/7)
- Calificación conversacional: distancia, categoría, nivel, experiencia previa
- Resolución automática de dudas sobre recorrido, requisitos y logística
- Enlace directo a inscripción en SportMadness / Inscribirme.es al momento
- Seguimiento a interesados que no completaron la inscripción (24h / 48h)
- Alerta de últimas plazas disponibles para inscritos en lista de espera
02
Comunicación pre-evento
6 automatizaciones activas
- Secuencia de bienvenida al inscribirse con información completa del evento
- Recordatorio con instrucciones logísticas 7 días antes del evento
- Briefing final 48h antes: punto de encuentro, horario, dorsales
- Canal de preguntas frecuentes de última hora (el agente responde, tú no)
- Alertas de cambios de recorrido o condiciones meteorológicas
- Activación de número de emergencia y protocolo de seguridad el día D
03
Post-evento y fidelización
5 automatizaciones activas
- Envío automático de resultados y clasificaciones a cada participante
- Solicitud de valoración del evento (alimenta reputación online)
- Distribución de fotos y vídeos oficiales del evento
- Campaña de inscripción anticipada para la próxima edición (descuento early bird)
- Reactivación de no-participantes (inscritos que no acudieron) para la siguiente
04
Datos para patrocinadores
3 automatizaciones activas
- Informe de perfil de participantes: edad, sexo, procedencia y canal de inscripción
- Métricas de alcance digital: consultas, conversión, engagement pre-evento
- Dossier post-evento automático para renovación o captación de nuevos patrocinadores
SportMadness
Inscribirme.es
RaceResult
Eventbrite
Weezevent
WhatsApp Business API
Google Sheets
Make / Zapier
Implementación
Activo antes
de abrir
inscripciones.
El Event Agent se activa al inicio de cada edición y opera durante todo el ciclo del evento. Sin setup repetido — una vez configurado, cada edición se lanza en días.
01
Diagnóstico
Analizamos tu plataforma de inscripciones, la tasa de conversión actual y los canales de comunicación con participantes. Identificamos cuántos inscritos potenciales se pierden en cada edición.
02
Diseño del agente
Configuramos el agente con la información específica de tu evento: modalidades, categorías, recorrido, preguntas frecuentes y protocolo de comunicación. Una vez configurado, escala a cada edición.
03
Integración
Conectamos el agente a SportMadness/Inscribirme.es, WhatsApp Business y tu canal web. Configuramos los 4 bloques de automatización y ejecutamos pruebas antes del lanzamiento de inscripciones.
04
Activación
Go live al abrir inscripciones. El agente empieza a calificar y convertir desde el primer día. El dossier de patrocinadores se genera automáticamente al cerrar el evento.
Inversión
Más inscritos.
Patrocinadores
satisfechos.
Próxima edición
ya activada.
Un 10% más de conversión en tu carrera de 500 inscritos son 50 participantes extra. A 40€ de inscripción media, eso cubre el coste anual del agente en la primera edición.
Starter
Event Starter
Agente de conversión y comunicación pre-evento activo. Califica interesados, resuelve dudas y gestiona la comunicación hasta el día del evento sin intervención manual.
- Event Agent configurado para tu evento y modalidades
- Calificación de interesados 24/7 vía WhatsApp + web
- Integración con SportMadness / Inscribirme.es / RaceResult
- Secuencia de comunicación pre-evento automatizada
- Seguimiento de interesados que no completaron inscripción
- Informe básico de conversión por edición
Reservar reunión
Recomendado
Event Pro
Ciclo completo del evento automatizado: conversión, comunicación, post-evento, fidelización y generación automática de dossier para patrocinadores.
- Todo lo del Event Starter incluido
- Bloque completo post-evento: resultados, fotos, valoraciones
- Campaña automática de inscripción anticipada siguiente edición
- Dossier de patrocinadores generado automáticamente
- Informe de perfil de participantes para patrocinadores
- Optimización entre ediciones
Reservar reunión
Enterprise
Multi-evento
A medida
Proyecto personalizado
Para organizadores con calendario de varios eventos anuales o circuitos deportivos que necesitan un agente centralizado que opere en todas las ediciones de forma coordinada.
- Agente multi-evento centralizado
- Dashboard de conversión por evento y vista de circuito
- Base de datos unificada de participantes cross-evento
- Patrocinadores con visibilidad en todo el circuito
- Reporting ejecutivo por temporada
Solicitar propuesta
Mantenimiento técnico
El agente
sigue activo
edición tras
edición.
El mantenimiento corrige y optimiza lo que ya funciona. Cada plan tiene un alcance definido. Lo que no esté incluido expresamente se presupuesta aparte.
Pit Stop
Mantenimiento Esencial
El sistema sigue activo entre eventos. Supervisión básica, corrección de errores y una revisión mensual para que nada falle cuando abres inscripciones.
- Supervisión del sistema y detección de fallos
- Corrección de errores y restauración del servicio
- Adaptación del agente cuando cambian APIs de plataformas externas (SportMadness, Inscribirme.es)
- Revisión mensual de conversaciones — consultas e interesados del evento
- Actualización de FAQs cuando cambia información del evento (recorrido, categorías, logística)
- Hasta 1h/mes de ajustes incluida
- Informe mensual de actividad
- Soporte por email en horario laboral
No incluye: Atención directa a participantes, nuevas automatizaciones, cambios de lógica, soporte el día del evento, soporte fuera de horario laboral ni consumos de plataformas externas.
Reservar reunión
Alto Rendimiento
Mantenimiento + Edición
El agente mejora entre ediciones y está reforzado en los momentos críticos — apertura de inscripciones y días previos al evento.
- Todo lo del plan Pit Stop
- Hasta 3h/mes de ajustes incluidas
- Supervisión prioritaria en apertura de inscripciones y días previos al evento
- Revisión quincenal del agente — conversaciones problemáticas y preguntas sin respuesta
- Optimización de tasa de conversión de interesados a inscritos
- Detección de preguntas frecuentes no cubiertas y actualización del agente
- Soporte técnico por tickets en horario laboral
- Informe mensual con métricas de conversión, engagement y recomendaciones para la siguiente edición
No incluye: Nuevos canales, nuevas integraciones, rediseño del agente, soporte presencial el día del evento ni soporte fuera de horario laboral.
Reservar reunión
Partner
Gestión Continua
Según
proyecto
Definido en contrato
Para organizadores con calendario de varios eventos al año. Un equipo técnico dedicado que evoluciona el agente cada edición y genera los datos para tus patrocinadores sin esfuerzo manual.
- Todo lo del plan Alto Rendimiento
- Hasta 6h/mes de ajustes incluidas
- Reunión mensual de revisión estratégica por edición
- Evolución activa del agente — nuevos flujos, modalidades y FAQs cada edición
- Informe post-edición: inscritos generados, conversión, engagement, impacto patrocinadores
- Plan de contingencia documentado ante fallos en días de alta carga
- Acceso directo al equipo técnico
- Alcance definido en contrato antes de empezar — sin sorpresas
No incluye: Soporte fuera de horario laboral, consumos de plataformas externas (WhatsApp API, tokens IA, SportMadness, Inscribirme.es), asistencia presencial en el evento ni cambios provocados por modificaciones en sistemas de terceros.
Pedir presupuesto
Sobre los costes de infraestructura
Los honorarios de PalferIA cubren el servicio de mantenimiento y optimización del sistema. Los costes operativos de plataformas externas (WhatsApp Business API, tokens de inteligencia artificial, SportMadness, Inscribirme.es, RaceResult) son responsabilidad del organizador y se contratan directamente con cada proveedor. Todo lo que no esté incluido expresamente en el plan se presupuesta aparte.
EVENT
Tu evento llena.
El agente
convierte.
30 minutos de diagnóstico. Calculamos cuántos inscritos está perdiendo tu evento por falta de sistema de conversión — con datos de tu plataforma.
¿Prefieres escribirnos directamente?
WhatsApp
·
ri@palferia.com
·
+34 643 469 239
Siguiente paso
30 minutos.
Sin compromiso.
Con toda la
información.
Cuéntanos cómo gestionas la comunicación con participantes ahora mismo y qué quieres dejar de hacer a mano. Analizamos lo que tiene sentido para el tamaño y formato de tu evento.
