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Federaciones deportivas · PalferIA Studio
Fed Agent · Activo 24/7
FED
AGENT
GESTIÓN
FEDERATIVA
EN MODO
AUTOMÁTICO
Un agente IA que atiende consultas de clubs y deportistas 24/7, tramita licencias sin errores, gestiona la comunicación con clubs afiliados y entrega a la junta directiva datos en tiempo real.
El problema real
La federación
atiende. El agente
puede gestionar.
Las federaciones deportivas gestionan cientos de clubs y miles de licencias con equipos reducidos. La mayor parte del tiempo se va en atender consultas repetitivas que un agente IA puede resolver automáticamente — sin que el equipo técnico intervenga.
Consultas repetitivas colapsan el equipo
El 70% de las consultas que recibe la federación son siempre las mismas: cómo tramitar una licencia, cuándo son los plazos, qué documentación se necesita, cómo inscribir a un club en una competición. Sin sistema automático, el equipo técnico responde a mano cada vez.
Licencias con errores por falta de seguimiento
Cuando un club envía documentación incompleta, el proceso se para. Sin sistema de revisión automático y seguimiento proactivo, las licencias llegan tarde, con errores y generando tensión entre la federación y los clubs afiliados.
Comunicación con clubs no centralizada
Convocatorias de competición, cambios de reglamento, plazos de inscripción y comunicados oficiales se envían por email en cadenas interminables. La información llega a destiempo, se pierde en carpetas de spam y genera llamadas de seguimiento que consumen horas.
Junta directiva sin datos de actividad
La junta toma decisiones sin datos actualizados: cuántas licencias se tramitaron este mes, en qué modalidades hay más actividad, cuántos clubs nuevos se federaron o qué clubes están en riesgo de no renovar. Sin sistema de reporting, la gestión es reactiva.
Bloques de automatización
18 automatizaciones.
Cuatro bloques.
El Fed Agent se instala sobre tu sistema federativo y SportMadness para atender consultas, tramitar licencias, comunicar a clubs y reportar a la junta — sin aumentar el equipo técnico.
01
Atención y tramitación de licencias
6 automatizaciones activas
- Respuesta 24/7 a consultas de clubs y deportistas sobre licencias
- Calificación automática: modalidad, categoría, tipo de licencia necesaria
- Envío de checklist de documentación requerida con enlace al formulario
- Revisión automática de documentación recibida y alerta de elementos faltantes
- Seguimiento proactivo a tramitaciones pendientes (3 / 7 / 15 días)
- Notificación automática al club cuando la licencia está aprobada y activa
02
Comunicación con clubs afiliados
5 automatizaciones activas
- Distribución oficial de convocatorias y calendarios de competición
- Alertas de plazos de inscripción con recordatorio escalonado
- Comunicados de cambios de reglamento con confirmación de lectura
- Canal oficial de preguntas frecuentes atendido por el agente
- Segmentación de comunicaciones por modalidad, categoría y zona geográfica
03
Gestión de competiciones
4 automatizaciones activas
- Recordatorio de inscripción a competiciones 30 / 15 / 7 días antes del cierre
- Confirmación automática de inscripción a clubs con resumen de participantes
- Notificación de clasificaciones y actas oficiales post-competición
- Encuesta de valoración de la organización a clubs participantes
04
Reporting para junta directiva
3 automatizaciones activas
- Informe mensual: licencias tramitadas, clubs activos, competiciones celebradas
- Análisis de actividad por modalidad y zona geográfica de la comunidad
- Alertas cuando un club lleva más de 60 días sin actividad federativa
SportMadness
Sistema federativo propio
Plataforma autonómica
WhatsApp Business API
Email institucional
Google Sheets
Make / Zapier
Implementación
Activo en
4 semanas.
Sin cambiar
el sistema.
El Fed Agent se configura sobre tu plataforma federativa existente. Sin migrar datos, sin cambiar procesos establecidos — añadiendo la capa de automatización que el equipo técnico no puede asumir manualmente.
01
Diagnóstico
Mapeamos los flujos de tramitación de licencias, los canales de comunicación con clubs y la carga de trabajo actual del equipo técnico. Identificamos qué porcentaje es automatizable sin pérdida de calidad institucional.
02
Diseño del agente
Configuramos el agente con la estructura federativa: modalidades, categorías, reglamento, plazos y documentación específica. El agente habla con el rigor institucional que requiere una federación.
03
Integración
Conectamos el agente a SportMadness, el sistema federativo y los canales de comunicación oficial. Configuramos los 4 bloques y hacemos pruebas con casos reales antes de activar con clubs.
04
Activación
Presentación oficial a clubs afiliados del nuevo canal de atención. El equipo técnico de la federación recibe formación. El agente empieza a atender consultas desde el primer día de activación.
Inversión
Más clubs
atendidos.
Mismo equipo
técnico.
Si el agente libera 10 horas semanales del equipo técnico, en 3 meses el sistema se ha amortizado con tiempo del que ya no se pierde en consultas repetitivas.
Starter
Fed Starter
Agente de atención y tramitación activo. Responde consultas de clubs y deportistas, guía el proceso de licencias y distribuye comunicaciones oficiales automáticamente.
- Fed Agent configurado para tu deporte y modalidades
- Atención automática a consultas 24/7 vía WhatsApp + web
- Integración con SportMadness y sistema federativo
- Flujo automático de tramitación de licencias
- Canal oficial de comunicación con clubs afiliados
- Informe mensual de actividad federativa
Reservar reunión
Recomendado
Fed Pro
Sistema completo de atención, tramitación, comunicación y gestión de competiciones. La federación opera al doble de capacidad con el mismo equipo humano.
- Todo lo del Fed Starter incluido
- Gestión automatizada del ciclo completo de competiciones
- Comunicación segmentada por modalidad y zona geográfica
- Alertas de clubs en riesgo de baja o sin actividad
- Informe mensual ejecutivo para junta directiva
- Optimización continua del agente entre temporadas
Reservar reunión
Enterprise
Fed Nacional
A medida
Proyecto personalizado
Para federaciones con múltiples delegaciones territoriales, varias modalidades y necesidad de coordinación con federación nacional y organismos autonómicos.
- Agente multi-delegación centralizado
- Dashboard por delegación + vista nacional
- Integración con plataformas autonómicas y nacionales
- Gestión unificada de licencias inter-delegación
- Reporting ejecutivo para junta nacional
Solicitar propuesta
Mantenimiento técnico
El agente
actualizado
cada temporada.
El reglamento cambia tras cada asamblea. Los plazos se actualizan cada temporada. El mantenimiento mantiene el agente al día — sin que el equipo técnico tenga que hacerlo a mano. Lo que no esté incluido expresamente se presupuesta aparte.
Pit Stop
Mantenimiento Esencial
El agente sigue respondiendo con información correcta. Supervisión básica, corrección de errores y actualización de reglamentos tras cada asamblea o circular oficial.
- Supervisión del sistema y detección de fallos
- Corrección de errores y restauración del servicio
- Adaptación del agente cuando cambian APIs de plataformas externas (SportMadness)
- Actualización de la base de conocimiento tras cambios de reglamento o circulares oficiales
- Revisión mensual de consultas — derivaciones incorrectas y preguntas sin respuesta
- Hasta 1h/mes de ajustes incluida
- Informe mensual de actividad
- Soporte por email en horario laboral
No incluye: Atención directa a federados o clubs, nuevos departamentos, nuevas automatizaciones, soporte fuera de horario laboral ni consumos de plataformas externas.
Reservar reunión
Alto Rendimiento
Mantenimiento + Temporada
El agente mejora mes a mes y está reforzado en los momentos críticos de la federación — tramitación de licencias y cierre de inscripciones a competiciones.
- Todo lo del plan Pit Stop
- Hasta 3h/mes de ajustes incluidas
- Supervisión prioritaria en períodos de tramitación de licencias y cierre de inscripciones
- Revisión quincenal del agente — consultas problemáticas y derivaciones al equipo técnico
- Optimización del triaje normativo — reducción de consultas que llegan al equipo técnico
- Detección de preguntas frecuentes no cubiertas y actualización del agente
- Soporte técnico por tickets en horario laboral
- Informe mensual con métricas de carga liberada y recomendaciones
No incluye: Nuevos departamentos, nuevas integraciones, rediseño del agente, soporte fuera de horario laboral ni actualizaciones provocadas por cambios legislativos externos no previstos.
Reservar reunión
Partner
Gestión Continua
Según
proyecto
Definido en contrato
Para federaciones con múltiples delegaciones o alto volumen de clubs. El agente evoluciona cada temporada sin que el equipo técnico tenga que gestionar nada.
- Todo lo del plan Alto Rendimiento
- Hasta 6h/mes de ajustes incluidas
- Reunión mensual de revisión estratégica con responsable técnico de la federación
- Evolución activa del agente — nuevos departamentos, modalidades y FAQs cada temporada
- Informe avanzado: volumen de consultas por departamento, carga de trabajo liberada
- Plan de contingencia documentado ante fallos en períodos críticos de tramitación
- Acceso directo al equipo técnico
- Alcance definido en contrato antes de empezar — sin sorpresas
No incluye: Soporte fuera de horario laboral, consumos de plataformas externas (WhatsApp API, tokens IA, SportMadness), asistencia en competiciones ni cambios provocados por modificaciones en sistemas de terceros o legislación.
Pedir presupuesto
Sobre los costes de infraestructura y límite del sistema
Los honorarios de PalferIA cubren el mantenimiento y optimización del sistema. Los costes operativos de plataformas externas (WhatsApp Business API, tokens de inteligencia artificial, SportMadness) son responsabilidad de la federación y se contratan directamente con cada proveedor. El agente actúa como filtro informativo inicial y no sustituye las resoluciones oficiales de los comités disciplinarios ni las juntas directivas. Todo lo que no esté incluido expresamente en el plan se presupuesta aparte.
FED
Tu federación
atiende más.
Con el mismo equipo.
30 minutos de diagnóstico. Calculamos cuántas horas semanales invierte tu equipo técnico en consultas y tramitaciones que el agente puede resolver automáticamente.
¿Prefieres escribirnos directamente?
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ri@palferia.com
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+34 643 469 239
Siguiente paso
30 minutos.
Sin compromiso.
Con toda la
información.
Cuéntanos cuántas consultas repetitivas recibe tu equipo técnico y qué procesos de tramitación quieres dejar de gestionar a mano. Analizamos lo que tiene sentido para el tamaño y estructura de tu federación.
